KCS IT heeft als visie dat de bedrijfsvoering en strategie van elke sector/industrie worden ondersteund door informatiesystemen, waarbij ervoor wordt gezorgd dat de programma's en de bijbehorende projecten die daarvan deel uitmaken, alle afdelingen bestrijken.
KCS IT, gevestigd aan Rua Sousa Martins 10, 6e verdieping, Lissabon, ingeschreven bij het Handelsregister van Lissabon onder registratie- en rechtspersoonsnummer 508966752, moet in het kader van haar advies- en engineeringdiensten persoonsgegevens verzamelen en verwerken van kandidaten, medewerkers, klanten, leveranciers en derden.
Aangezien de bescherming van de privacy en persoonsgegevens van iedereen die met KCS IT in contact komt voor ons een belangrijk aandachtspunt en een prioriteit is, is dit privacy- en gegevensbeschermingsbeleid dienovereenkomstig opgesteld. Op deze manier kunnen de goede praktijken met betrekking tot dit proces duidelijk en transparant worden gecommuniceerd.
Alle verstrekte persoonsgegevens worden verwerkt met de waarborgen inzake veiligheid en vertrouwelijkheid die vereist zijn door het toepasselijke wettelijke kader voor de bescherming van persoonsgegevens.
Dit beleid beschrijft een reeks richtlijnen, regels en beginselen die door KCS IT moeten worden nageleefd om de rechten van betrokkenen te beschermen.
KCS IT verbindt zich ertoe dit beleid na te leven in overeenstemming met de verplichtingen van Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (hierna de “AVG”).
In dit verband streeft KCS IT ernaar ervoor te zorgen dat haar interne procedures in overeenstemming zijn met de wettelijke verplichtingen van de AVG en dat de persoonsgegevens van haar medewerkers, klanten, leveranciers of dienstverleners en van alle andere betrokkenen van wie KCS IT persoonsgegevens verwerkt in het kader van haar activiteiten, worden verwerkt overeenkomstig de geldende wettelijke en regelgevende bepalingen en veilig worden bewaard.
KCS IT S.A., gevestigd aan Rua Sousa Martins, nr. 10, 1050-218 Lissabon, ingeschreven bij het Handelsregister van Lissabon onder registratie- en rechtspersoonsnummer 508 966 752, is de entiteit die verantwoordelijk is voor de verwerking van persoonsgegevens.
KCS IT verbindt zich ertoe de nodige technische en organisatorische maatregelen toe te passen, rekening houdend met alle aspecten die van invloed kunnen zijn op de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna de “AVG”), teneinde de fundamentele rechten van de betrokkenen te waarborgen.
Daartoe beschikt KCS IT S.A. over verschillende technologische maatregelen (“privacy-enhancing technologies”), die wij voortdurend trachten te actualiseren, en over medewerkers die specifiek voor dit doel zijn aangewezen, waarmee wij onze zorg en betrokkenheid bij de betrokkenen aantonen.
Daarnaast houden wij een register bij van de aard, omvang, context en doeleinden van de verwerking van de verzamelde gegevens, waarmee wij kunnen waarborgen en aantonen dat de verwerking zodanig wordt uitgevoerd dat de betrokkenen volledig worden beschermd, als bewijs van onze verantwoordelijkheid.
Contactgegevens:
Dit privacybeleid is eveneens van toepassing op de medewerkers, onderaannemers, gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken, leveranciers, klanten, gebruikers van deze website, cursisten en kandidaten die binnen de omgeving van deze onderneming actief zijn.
Voor de toepassing van dit privacybeleid heeft elke onderneming van de Moongy-bedrijvengroep met een eigen fiscaal identificatienummer haar eigen onafhankelijke en autonome privacybeleid. Wat de verantwoordelijkheid voor de verwerking betreft, behoudt elke onderneming (en haar activa) die tot deze bedrijvengroep behoort haar onafhankelijkheid en is geen van deze entiteiten verantwoordelijk voor handelingen of nalatigheden van andere entiteiten binnen de groep op het gebied van gegevensbescherming.
De afdeling Global Projects (DPG) maakt deel uit van Moongy S.A., de moedermaatschappij van de Moongy Group, waartoe ook KCS IT S.A. behoort.
De afdeling bestaat uit professionals met uiteenlopende achtergronden en technische en organisatorische kennis, die ondersteuning bieden op verschillende gebieden, waaronder informatiebeveiliging en gegevensbescherming.
De DPG ondersteunt KCS IT S.A. bij de toepassing van de AVG, is naar behoren geïnformeerd en wordt tijdig en op passende wijze betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens, rekening houdend met de risico's van de verwerkingsactiviteiten, zoals de aard, omvang, context en doeleinden ervan. De afdeling ziet tevens toe op de naleving van alle vastgestelde processen die bedoeld zijn om de vertrouwelijkheid van gegevens te waarborgen.
Wat betreft verzoeken tot uitoefening van de rechten van betrokkenen, meldingen van inbreuken in verband met persoonsgegevens en andere communicatie met betrekking tot de AVG, is dit het contactpunt:
Persoonsgegevens zijn alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (de betrokkene), met uitzondering van gegevens betreffende rechtspersonen. Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator, zoals een naam, identificatienummer, locatiegegevens enz.
Dit omvat elk specifiek element van de fysieke, fysiologische, genetische, mentale, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
De verzamelde persoonsgegevens zijn strikt noodzakelijk en beperkt tot de doeleinden waarvoor zij bestemd zijn. Deze doeleinden zijn bepaald, uitdrukkelijk en gerechtvaardigd en de gegevens worden uitsluitend bewaard gedurende de periode waarin zij voor het betreffende doel noodzakelijk kunnen zijn.
Persoonsgegevens moeten ten aanzien van de betrokkene rechtmatig, behoorlijk en transparant worden verwerkt. Voor de uitvoering van haar bedrijfsactiviteiten en als verantwoordelijke voor de gegevensverzameling moet KCS IT S.A. de volgende gegevens verzamelen en verwerken:
De doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens worden bepaald door de uitvoering van de verschillende soorten rechtsgeldige overeenkomsten die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van alle activiteiten van de onderneming. Hieronder vallen onder meer:
Overeenkomstig de AVG zijn wij gerechtigd persoonsgegevens te verwerken op basis van de volgende rechtsgronden:
De toestemming kan op elk moment worden ingetrokken door eenvoudigweg een verzoek te sturen naar het e-mailadres: gdpr@kcsit.pt.
De persoonsgegevens die wij verzamelen, worden verwerkt en bewaard overeenkomstig de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld en gedurende de wettelijk vereiste minimumperiode.
KCS IT, S.A. kan in het kader van haar kernactiviteiten de verzamelde gegevens bekendmaken om de in dit beleid vermelde doeleinden te verwezenlijken. Aan entiteiten binnen het netwerk van KCS IT, S.A. worden uitsluitend de gegevens verstrekt die strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de dienst, op basis van de naleving van een wettelijke verplichting (bijvoorbeeld salarisverwerking of een fiscale verplichting die dit vereist).
Voor zover noodzakelijk kunnen gegevens ook worden meegedeeld aan officiële instanties wanneer dit wettelijk verplicht is en kunnen zij worden verwerkt door entiteiten die door de onderneming als verwerker zijn ingeschakeld (bijvoorbeeld interne en externe auditors die ons helpen de kwaliteit van onze dienstverlening te behouden en te verbeteren).
In dit verband strekt de volledige reikwijdte van dit beleid zich uit tot de verwerking door derden en verwerkers, waarbij rekening wordt gehouden met:
Wanneer een nieuw product wordt ontwikkeld, wordt er vanaf het ontwerp – als een primair aspect – voor gezorgd dat het beschikt over de meest geavanceerde technische en organisatorische maatregelen die KCS IT, S.A. ter beschikking staan, rekening houdend met de risico's die de verwerking met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen en met de variërende waarschijnlijkheid en ernst van die risico's.
Privacy blijft gedurende het gehele verwerkingsproces een fundamentele pijler. Op deze manier wordt ervoor gezorgd dat alle door de AVG vastgestelde beginselen vanaf het ontwerp worden toegepast, waardoor betrokkenen worden beschermd en hun rechten worden gewaarborgd.
Kortom, KCS IT, S.A. verbindt zich ertoe privacy te integreren tijdens de ontwikkelingsfase van het product en gedurende de gehele verwerking, zodat gegevensbescherming vanaf het ontwerp van het product wordt gewaarborgd (“Privacy by Design”).
De gegevens worden bewaard gedurende: de periode die noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij bestemd zijn en waarvoor zij in het kader van onze activiteiten worden verwerkt; maximaal 5 jaar voor personeelsselectie en werving; en gedurende de perioden die vereist zijn op grond van de wettelijke verplichtingen waaraan wij zijn onderworpen.
De betrokkene beschikt over de volgende rechten, die eenvoudig en kosteloos kunnen worden uitgeoefend via het volgende e-mailadres: gdpr@kcsit.pt.
Alleen in geval van kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken kan een vergoeding worden gevraagd voor de uitoefening van deze rechten (overeenkomstig artikel 15, lid 3, van de AVG).
De betrokkene heeft het recht om te vragen of zijn of haar persoonsgegevens al dan niet worden verwerkt en, indien dat het geval is, het recht om toegang te krijgen tot zijn of haar persoonsgegevens en de volgende informatie te ontvangen:
De betrokkene heeft tevens het recht een kopie te verkrijgen van de persoonsgegevens die worden verwerkt.
De betrokkene heeft het recht om zonder onredelijke vertraging rectificatie van onjuiste persoonsgegevens te verzoeken en te verkrijgen en om onvolledige persoonsgegevens te laten aanvullen.
De betrokkene heeft het recht om zonder onredelijke vertraging verwijdering van zijn of haar persoonsgegevens te verzoeken wanneer deze niet langer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor zij zijn verzameld of verwerkt. De betrokkene kan ook besluiten zijn of haar toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens in te trekken wanneer hij of zij gebruik wil maken van het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking.
Er bestaan enkele uitzonderingen op dit recht, bijvoorbeeld wanneer verwijdering in strijd zou zijn met de uitoefening van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie, wanneer de gegevens noodzakelijk zijn voor de naleving van wettelijke verplichtingen, om redenen van algemeen belang of volksgezondheid, voor archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek, statistische doeleinden of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
In dergelijke gevallen moet de betrokkene worden geïnformeerd over de reden waarom niet aan het verzoek kan worden voldaan.
De betrokkene heeft het recht de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens te beperken wanneer zich een van de volgende situaties voordoet:
In de hierboven genoemde situaties kan worden verzocht om opschorting van de verwerking of beperking van de reikwijdte van de verwerking tot bepaalde categorieën gegevens (bijvoorbeeld uitsluitend de volledige naam en het adres) of zelfs tot specifieke verwerkingsdoeleinden.
Wanneer de betrokkene verzoekt om rectificatie, verwijdering of beperking van de verwerking van gegevens, deelt de verwerkingsverantwoordelijke mee dat overeenkomstig het verzoek is gehandeld, tenzij een dergelijke mededeling onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning vergt.
Indien de betrokkene daarom verzoekt, verstrekt de verwerkingsverantwoordelijke informatie over de betreffende ontvangers.
De betrokkene heeft het recht de persoonsgegevens die op hem of haar betrekking hebben in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen, zonder dat KCS IT S.A. zich hiertegen kan verzetten overeenkomstig artikel 20, lid 1, van de AVG:
Om een van deze rechten uit te oefenen of voor vragen over de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens, dient de betrokkene een verzoek te richten aan de verantwoordelijke van de entiteit via het e-mailadres gdpr@kcsit.pt.
Hoewel deze rechten aan de betrokkene worden toegelicht bij het verzamelen van de betreffende persoonsgegevens, kan de betrokkene bij vragen contact opnemen met de verantwoordelijke via gdpr@kcsit.pt.
KCS IT, S.A. werkt voortdurend aan het behoud en de bescherming van persoonsgegevens met een hoog beveiligingsniveau. In overeenstemming met de beginselen van veiligheid, geheimhouding en privacy garanderen wij dat uw gegevens uitsluitend worden verwerkt door bevoegde personen. Alleen personen die daartoe gerechtigd zijn, hebben toegang tot en verwerken uw gegevens, steeds op strikt vertrouwelijke wijze.
Wij hanteren het “need-to-know”-beginsel, waarbij medewerkers uitsluitend toegang mogen hebben tot persoonsgegevens wanneer dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van hun taken. Verwerking buiten dit kader is verboden en kan leiden tot disciplinaire sancties overeenkomstig onze interne beleidsregels en procedures inzake veiligheid en vertrouwelijkheid, die regelmatig worden bijgewerkt naargelang de behoeften.
Afhankelijk van de aard, omvang, context en doeleinden van de gegevensverwerking en van de risico's die de verwerking met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkene, passen wij zowel bij het bepalen van de verwerkingsmiddelen als tijdens de verwerking zelf de technische en organisatorische maatregelen toe die noodzakelijk en passend zijn om de gegevens te beschermen.
Medewerkers mogen persoonsgegevens niet gebruiken voor persoonlijke of economische doeleinden, deze niet aan onbevoegde derden doorgeven en/of op enige andere wijze toegang daartoe verlenen.
KCS IT, S.A. verbindt zich er tevens toe ervoor te zorgen dat standaard uitsluitend gegevens worden verwerkt die relevant, noodzakelijk en passend zijn voor elk specifiek verwerkingsdoel en dat dergelijke gegevens niet zonder menselijke tussenkomst aan een onbepaald aantal personen beschikbaar worden gesteld.
Hoewel dit niet voorzien is, worden bij eventuele doorgifte van persoonsgegevens naar landen buiten de Europese Unie de toepasselijke wettelijke bepalingen nageleefd, met name wat betreft de vaststelling van het passende beschermingsniveau van het betreffende land en de vereisten die op dergelijke doorgiften van toepassing zijn.
Er zijn tevens beveiligingsmaatregelen vastgesteld die uiteenlopen van goede praktijken tot het voorkomen van externe bedreigingen. Deze maatregelen worden beschreven in het beveiligingsbeleid. Indien u dit beleid wenst te raadplegen, kunt u via gdpr@kcsit.pt verzoeken om toezending ervan.
KCS IT S.A., bijgestaan door de DPG, is verantwoordelijk voor:
Als een inbreuk in verband met persoonsgegevens wordt beschouwd elke handeling die, op accidentele of onrechtmatige wijze, de beveiliging ervan in gevaar brengt en leidt tot vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde bekendmaking van of ongeoorloofde toegang tot persoonsgegevens die zijn verzonden, opgeslagen of anderszins verwerkt.
Wij benadrukken dat KCS IT, S.A. voortdurend werkt aan het behoud en de bescherming van persoonsgegevens met een hoog beveiligingsniveau en daarvoor technisch personeel heeft dat specifiek met deze taak binnen de onderneming is belast. Desondanks kunnen zich afwijkingen van de voorziene situatie voordoen.
Indien een van onze kandidaten, medewerkers, klanten, onderaannemers of derden een mogelijke inbreuk in verband met persoonsgegevens vaststelt of vermoedt, dient deze persoon onmiddellijk een e-mail te sturen naar gdpr@kcsit.pt met een beschrijving van wat er is gebeurd en een identificatie van de gegevens die mogelijk zijn getroffen. Op deze manier kan de verantwoordelijke afdeling snel en adequaat handelen overeenkomstig de in de AVG vastgestelde regels.
In geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van klanten, werknemers en andere medewerkers en/of partners, verbindt KCS IT, S.A. zich ertoe de inbreuk binnen 72 uur na kennisneming van het incident te melden aan de Comissão Nacional de Proteção de Dados en de betrokkenen te informeren wanneer de inbreuk waarschijnlijk een hoog risico voor hun rechten inhoudt.
Cookies zijn kleine tekstbestanden die via uw internetbrowser op uw computer of mobiele apparaat worden opgeslagen. Tijdens het browsen registreren zij uw voorkeuren en stellen zij de website in staat uw apparaat te herkennen wanneer u de website de volgende keer bezoekt.
U kunt op elk moment beslissen om op de hoogte te worden gesteld van de ontvangst van cookies, het type cookies te bekijken of te wijzigen en het plaatsen ervan op uw systeem te blokkeren via de instellingen van uw internetbrowser.
Cookies zijn essentieel voor de werking van onze website en om uw navigatie op het platform te vergemakkelijken. Hun belangrijkste doel is de zoek- en gebruikservaring van de gebruiker te verbeteren. Ze worden bijvoorbeeld gebruikt om het nut, de belangstelling en het aantal bezoeken aan de website te helpen bepalen, om sneller en efficiënter browsen mogelijk te maken en om te voorkomen dat dezelfde informatie herhaaldelijk moet worden ingevoerd.
De informatie die via cookies wordt verzameld, stelt ons ook in staat de website te verbeteren aan de hand van schattingen en gebruikspatronen en de website beter af te stemmen op de individuele interesses van gebruikers.
Zoals hieronder beschreven, maakt de website gebruik van technische of strikt noodzakelijke cookies, prestatiecookies, functionaliteitscookies en advertentiecookies. Elk van deze cookies kan worden geplaatst door de websites van KCS IT (first-party cookies) of door websites buiten KCS IT (third-party cookies). Ze kunnen worden verwijderd zodra de gebruiker de website verlaat (sessiecookies) of op het eindapparaat blijven staan nadat de gebruiker de website heeft verlaten (permanente cookies).
De cookies die momenteel door de website worden gebruikt, zijn de volgende:
Technische of strikt noodzakelijke cookies zijn cookies die worden geplaatst om navigatie op de website mogelijk te maken en een correcte gebruikerservaring te bieden, met name wat betreft de beveiliging van de website of het beheer van toestemmingen. Daarom is voor deze cookies uw toestemming niet vereist.
Prestatiecookies maken het mogelijk bezoeken en verkeersbronnen te tellen, zodat KCS IT de prestaties van de website kan meten en verbeteren. Deze cookies helpen ons te bepalen welke pagina's het meest worden bezocht en te analyseren hoe bezoekers de website gebruiken. Alle informatie die door deze cookies wordt verzameld, is anoniem.
Functionaliteitscookies stellen de website in staat verbeterde functionaliteiten en personalisatie te bieden, bijvoorbeeld door te onthouden in welke taal u de website bij een volgend bezoek wilt bekijken. Als u deze cookies niet toestaat, werken sommige of mogelijk alle functies mogelijk niet correct.
De gebruiker kan op elk moment eerder gegeven toestemmingsvoorkeuren intrekken of wijzigen. Hiervoor hoeft de gebruiker alleen de cookiebeheertool van KCS IT te openen.
Het gebruik van cookies kan ook worden ingesteld via de voorkeuren van uw browser, met name via de privacy-instellingen. Hiervoor raden wij u aan de helpsectie of het helpmenu van uw browser te raadplegen of de webpagina's van de betreffende leverancier te bezoeken.
Ondanks de inzet van KCS IT, S.A. om elke situatie op te lossen, heeft de betrokkene het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde autoriteiten (CNPD) indien een van zijn of haar rechten wordt geweigerd.
Bevoegde autoriteit:
Comissão Nacional de Proteção de Dados
Av. D. Carlos I, 134 - 1.º
1200-651 Lisboa / Portugal
Tel: +351 213928400 / Fax: +351 213976832
KCS IT, S.A. behoudt zich het recht voor dit privacybeleid te allen tijde te wijzigen. Elke wijziging zal hier naar behoren worden gepubliceerd.
Wij raden u in ieder geval aan dit beleid regelmatig te raadplegen, zodat u steeds naar behoren op de hoogte bent indien wijzigingen plaatsvinden of updates worden ingevoerd.
Het privacybeleid, evenals het verzamelen, verwerken of doorgeven van gegevens van klanten, medewerkers en partners, wordt beheerst door Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 en door de in Portugal toepasselijke wet- en regelgeving, in het bijzonder Wet nr. 58/2019 van 8 augustus.
Alle geschillen die voortvloeien uit de geldigheid, interpretatie of uitvoering van het privacybeleid, of die verband houden met het verzamelen, verwerken of doorgeven van gegevens van de klant, worden uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Lissabon, onverminderd de toepasselijke dwingende wettelijke bepalingen.
Indien u nog vragen heeft, uw rechten wilt uitoefenen, of suggesties of klachten heeft met betrekking tot gegevensbescherming en dit privacybeleid, kunt u contact met ons opnemen via het volgende e-mailadres: gdpr@kcsit.pt.