Klokkenluidersprocedure

(Klokkenluiderskanaal)

Inleiding

Dit document stelt de beschermingsregeling vast (en consolideert deze) die van toepassing is op klokkenluiders die in een professionele context informatie over inbreuken hebben verkregen, ongeacht of zij medewerkers, klanten, leveranciers of leden van bestuursorganen zijn.

Dit document bevat een reeks regels die een doeltreffende bescherming van klokkenluiders waarborgen met betrekking tot de betrokken handelingen en toepassingsgebieden. Het bepaalt beschermingsmaatregelen, evenals interne regels en procedures voor het ontvangen en behandelen van meldingen van onregelmatigheden, in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke bepalingen en met de regels, beginselen en waarden van KCS IT.

‍

Voorwaarden voor bescherming via het klokkenluiderskanaal

Klokkenluiders genieten de bescherming van deze regeling op voorwaarde dat:

• de klokkenluider te goeder trouw handelt;
• de klokkenluider redelijke gronden had om aan te nemen dat de gemelde informatie over inbreuken op het moment van de melding juist was en binnen het toepassingsgebied viel;
• personen die anoniem informatie over inbreuken hebben gemeld of openbaar gemaakt, maar vervolgens zijn geïdentificeerd en het slachtoffer zijn geworden van represailles, eveneens onder de bescherming vallen.

‍

Persoonlijk toepassingsgebied

Het klokkenluiderskanaal is van toepassing op en biedt bescherming aan:

• Medewerkers;
• Klanten;
• Leveranciers;
• Leden van bestuursorganen of aandeelhouders;
• Leden van management- of toezichthoudende organen;
• Alle personen die onder toezicht en leiding werken van contractanten, onderaannemers en leveranciers van KCS IT;
• Klokkenluiders die informatie melden of openbaar maken over inbreuken die zij hebben verkregen in het kader van een professionele relatie die inmiddels is beëindigd.

De door deze regeling geboden bescherming geldt, met de nodige aanpassingen, eveneens voor:

• Natuurlijke personen die de klokkenluider tijdens de meldingsprocedure bijstaan en wier bijstand vertrouwelijk moet blijven (facilitators);
• Derden die verbonden zijn met de klokkenluider (zoals een collega of familielid die in een professionele context het slachtoffer kan worden van represailles);
• Rechtspersonen of gelijkgestelde entiteiten die eigendom zijn van of onder zeggenschap staan van de klokkenluider, waarvoor de klokkenluider werkt of waarmee hij of zij anderszins in een professionele context verbonden is.

‍

Doelstellingen van het klokkenluiderskanaal

De volgende handelingen en gebieden worden voor de toepassing van deze regeling als onregelmatigheden beschouwd:

• Overheidsopdrachten;
• Financiële diensten, producten en markten en de voorkoming van witwassen en terrorismefinanciering;
• Productveiligheid en productconformiteit;
• Vervoersveiligheid;
• Milieubescherming;
• Milieuschade;
• Stralingsbescherming en nucleaire veiligheid;
• Voedsel- en diervoederveiligheid, diergezondheid en dierenwelzijn;
• Volksgezondheid;
• Consumentenbescherming;
• Bescherming van de privacy en persoonsgegevens en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen;
• Inbreuken die de financiële belangen van de Europese Unie schaden;
• Inbreuken met betrekking tot de interne markt, waaronder regels inzake mededinging en staatssteun, evenals regels inzake vennootschapsbelasting;
• Gewelddadige, bijzonder gewelddadige en sterk georganiseerde criminaliteit, evenals georganiseerde en financieel-economische criminaliteit (bijvoorbeeld actieve/passieve corruptie).

‍

Wijze van melden

Deze regeling is gebaseerd op een vrijwillig systeem voor het melden van onregelmatigheden. Het systeem voor de ontvangst, verwerking en behandeling van meldingen werkt via communicatiekanalen die specifiek voor dit doel zijn bestemd en waarborgt de volledige integriteit en vertrouwelijkheid van de identiteit of anonimiteit van de klokkenluider, evenals de vertrouwelijkheid van de identiteit van derden die in de melding worden genoemd. Tevens wordt voorkomen dat onbevoegde personen toegang krijgen tot deze informatie.

Meldingen kunnen anoniem worden gedaan (in dat geval moet de klokkenluider bij het indienen van de melding uitdrukkelijk om anonimiteit verzoeken) of met behoud van de vertrouwelijkheid van de identiteit van de klokkenluider door het personeel dat bevoegd is om de melding te behandelen. In beide gevallen kan de melding schriftelijk en/of mondeling worden gedaan.

Een schriftelijke melding of een verzoek om contact voor een mondelinge melding moet worden verzonden naar:

E-mailadres: etica@kcsit.pt

‍

Behandeling van de melding

Overeenkomstig deze regeling worden alle meldingen van onregelmatigheden als vertrouwelijke informatie behandeld. Voor het klokkenluiderskanaal zijn aangewezen personen verantwoordelijk voor de behandeling, die gebonden zijn aan onpartijdigheidsverplichtingen.

Zij zijn verantwoordelijk voor het ontvangen van de melding en het onderhouden van de communicatie met de klokkenluider, kunnen indien nodig aanvullende informatie opvragen en verstrekken feedback aan de klokkenluider binnen een redelijke termijn.

‍

Personeel dat bevoegd is voor de behandeling

Vanwege de kritieke aard van de informatie hanteert het klokkenluiderskanaal het need-to-know-beginsel, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen kennis van de melding en kennis van de identiteit van de klokkenluider. Alleen het bevoegde personeel dat verantwoordelijk is voor de behandeling van de melding mag kennis hebben van de identiteit van de klokkenluider.

Er is een verantwoordelijke voor de naleving die zijn of haar taken onafhankelijk, permanent en met beslissingsautonomie uitvoert en beschikt over de interne informatie en de personele en technische middelen die noodzakelijk zijn voor een correcte uitvoering van deze functie.

Overeenkomstig de geldende wetgeving vervult deze verantwoordelijke voor de naleving zijn of haar functie overkoepelend voor de ondernemingen van de MoOngy S.A.-groep.

Om de integriteit te waarborgen, de verspreiding van informatie te beperken en een grotere onafhankelijkheid van de werking van het kanaal te behouden, blijft de identiteit van de Compliance Officer die verantwoordelijk is voor het onderhoud, de bescherming en de integriteit van het kanaal anoniem binnen de groep.

Er wordt uitsluitend meegedeeld dat deze taak wordt uitgevoerd door specifiek personeel dat uitsluitend voor het kanaal is aangewezen. De medewerkers die zijn opgeleid voor het klokkenluiderskanaal maken deel uit van de DPG.

Zowel de Compliance Officer als het bevoegde personeel zijn gebonden aan een specifieke NDA met betrekking tot het klokkenluiderskanaal, zodat elke melding onder een strikte geheimhoudingsplicht wordt beschermd.

‍

Onderzoeksprocedure

De melding wordt intern doorgestuurd naar de verantwoordelijke voor het klokkenluiderskanaal. Deze persoon bepaalt of de melding van de onregelmatigheid voldoende gronden bevat om een onderzoeksprocedure te starten.

De ontvangst van een melding leidt altijd tot een onderzoeksprocedure, tenzij duidelijk blijkt dat de melding ongegrond is.

Het bevoegde personeel dat verantwoordelijk is voor het onderzoek moet passende maatregelen nemen om de informatie en gegevens in de meldingen en de bijbehorende registraties te beschermen en de nodige acties ondernemen om de gronden van de melding in eerste instantie te verifiëren.

KCS IT verbindt zich ertoe de melder binnen een redelijke termijn – die niet langer mag zijn dan drie maanden na de kennisgeving aan de klokkenluider – te informeren over de geplande of genomen maatregelen naar aanleiding van de melding en over de redenen voor de gekozen opvolging, evenals over de conclusies van het uitgevoerde onderzoek.

De onderzoeksprocedure wordt afgesloten met de documentatie van de resultaten, gronden en conclusies en met het formuleren van aanbevelingen en maatregelen die passend zijn voor de situatie. Indien de melding wegens onvoldoende of ongeldige gronden als ongegrond wordt beschouwd, wordt deze gearchiveerd.

‍

Beschermingsmaatregelen

Verbod op represailles

Een melding mag onder geen enkele omstandigheid leiden tot represailles, waaronder ook bedreigingen met of pogingen tot represailles worden verstaan, of tot handelingen of nalatigheden die direct of indirect in een professionele context plaatsvinden en door de melding zijn ingegeven en die de klokkenluider of personen die hem of haar bij de melding bijstaan zonder rechtvaardiging materiële of immateriële schade veroorzaken of kunnen veroorzaken, zoals intimidatie, bedreiging of discriminatie.

KCS IT ziet erop toe dat dergelijke situaties niet plaatsvinden.

Degene die represailles neemt, is verplicht de klokkenluider schadeloos te stellen voor de veroorzaakte schade. De klokkenluider kan passende maatregelen verzoeken, afhankelijk van de omstandigheden van het geval, om het ontstaan of de uitbreiding van de schade te voorkomen.

Een disciplinaire sanctie die binnen twee jaar na de melding of openbaarmaking aan de klokkenluider wordt opgelegd, wordt vermoed misbruik te zijn.

Alle personen die in de sectie “Persoonlijk toepassingsgebied” worden genoemd, vallen onder deze bescherming.

‍

Uitzondering wegens de noodzaak om informatie te delen

Indien het om welke reden dan ook absoluut noodzakelijk is om de identiteit van de klokkenluider tijdens het onderzoek met een andere partij te delen, ontvangt de klokkenluider een verzoek om toestemming. Daarin wordt uitgelegd waarom kennis van de identiteit als noodzakelijk en evenredig wordt beschouwd.

De klokkenluider kan vervolgens uit vrije wil toestemming geven of weigeren om zijn of haar identiteit te delen met de partij voor wie deze informatie essentieel wordt geacht voor het onderzoek, zodat tevens de rechten van verdediging van de betrokken persoon worden gewaarborgd.

Dit verzoek om toestemming wordt afzonderlijk aan de klokkenluider voorgelegd voor iedere persoon met wie het delen van de identiteit noodzakelijk wordt geacht.

Overeenkomstig de wetgeving inzake het klokkenluiderskanaal geldt een uitzondering wanneer de kennisgeving over de openbaarmaking van de identiteit onderzoeken of gerechtelijke procedures in het kader van een onderzoek door nationale autoriteiten in gevaar zou kunnen brengen. In deze specifieke situatie is geen toestemming vereist.

‍

Ondersteuningsmaatregelen

De klokkenluider heeft overeenkomstig de algemene regels recht op rechtsbescherming en kan in aanmerking komen voor maatregelen ter bescherming van getuigen in strafprocedures.

KCS IT is verantwoordelijk voor het erkennen van de status van de klokkenluider door middel van certificering.

‍

Persoonsgegevens

De vertrouwelijkheid van de identiteit van de klokkenluider geldt eveneens voor de identiteit van de personen die worden genoemd onder “Persoonlijk toepassingsgebied”.

De informatie die via het klokkenluiderskanaal wordt verzameld, wordt uitsluitend gebruikt voor de daarin vastgestelde doeleinden. Bij de behandeling van elke melding, en in het bijzonder bij de verwerking van de identiteit van de klokkenluider, wordt het maximale beschermingsniveau overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming gewaarborgd.

Met name het beginsel van minimale gegevensverwerking waarborgt dat het bevoegde personeel uitsluitend toegang heeft tot de minimaal noodzakelijke informatie over de identiteit en persoonsgegevens van de klokkenluider.

Ook de overige beginselen (zoals beperking van de verwerking, verantwoordingsplicht enz.) en praktijken van de AVG worden toegepast om de persoonsgegevens van de klokkenluider te beschermen.

‍

Onafstandelijkheid van rechten

Om de integriteit te waarborgen en eventuele belemmeringen of druk van derden op de klokkenluider en andere personen die onder de bescherming vallen te voorkomen, kan van het recht op de genoemde beschermingsmaatregelen op geen enkele wijze afstand worden gedaan.

Dit recht kan niet worden uitgesloten of beperkt door overeenkomsten, beleidsregels, vormen of voorwaarden. Contractuele bepalingen die het indienen of opvolgen van meldingen of het openbaar maken van inbreuken overeenkomstig deze wet beperken of verhinderen, zijn nietig.

‍

Registratie van de melding

De personen die verantwoordelijk zijn voor de behandeling van de melding hebben het recht deze vast te leggen, mits de klokkenluider hiervoor toestemming geeft en de wijze van registratie kan kiezen. Dit kan schriftelijk gebeuren – bijvoorbeeld door middel van rapporten of notulen – of mondeling, bijvoorbeeld via audio-opnamen of andere vormen van multimedia.

‍

Opstellen en bekendmaken van betrouwbare informatie

Informatie met betrekking tot de melding wordt gedurende één jaar bewaard, zodat deze – met behoud van de hoogst mogelijke vertrouwelijkheid – kan worden opgenomen in het verslag over de preventieve activiteiten van de onderneming.

Dit dient om de integratie en werking van het klokkenluiderskanaal te evalueren, de preventieve activiteiten van de onderneming te sturen, de beschikbare middelen rationeler toe te wijzen en de doeltreffendheid van het systeem te vergroten. Hierdoor kan een algemeen beeld worden verkregen van de aard van deze overtredingen en de doeltreffendheid van het onderzoek ervan, en kan tevens de algemene responstijd van het klokkenluiderskanaal worden beoordeeld.

De regeling voor het melden van onregelmatigheden wordt jaarlijks herzien na het jaarlijkse verslag over de implementatie en werking van het klokkenluiderskanaal en wordt volledig ondersteund door ons management.

‍