Artikel geschreven door Rafael Farrim, Talent Manager bij KCS iT, oorspronkelijk gepubliceerd op Human Resources Portugal.

Ik heb altijd de voordelen van telewerken willen verdedigen als een stimulerende factor voor een gezonde balans tussen privé- en werkleven. Toen mijn bedrijf halverwege maart besloot om medewerkers voor hun veiligheid op afstand te laten werken, voelde ik me enthousiast omdat ik voor het eerst in de praktijk kon brengen wat ik had gelezen en aanbevolen.

Op dat moment was er nog geen noodtoestand afgekondigd, en had ik ook geen idee dat de verwachte twee weken telewerken meer dan twee maanden zouden worden. Toen ik en de rest van de organisatie ons daarvan bewust werden, begonnen we ook de uitdagingen te beseffen die deze situatie ons zou brengen.

Ik hecht er waarde aan een begeleidingsplan te behouden voor mijn collega's, dat al tijdens het Werving- en Selectieproces begint en continu doorloopt, in verschillende fasen van hun professionele leven. Deze begeleiding is gericht op het werken aan verschillende factoren in het beheer van hun loopbanen, van integratie, motivatie in de werkcontext, tevredenheid met interne processen en opleidingsbehoeften, onder andere.

Toch bracht telewerken met deze duur een factor met zich mee die het tegenovergestelde is van ons hele begeleidingsproces: een toename van sociale en professionele afstand.

Een groot deel van mijn dag, als Talent Manager, is gereserveerd voor interne communicatie met medewerkers; in deze periode zijn de verantwoordelijkheden en de frequentie van contacten (vooral de contacten die door mij en de rest van het HR-team worden geïnitieerd) exponentieel gestegen, omdat ik wist dat er meer vragen, verduidelijkingen en communicatiebehoeften met anderen zouden zijn, vanwege de onzekere context die ons omringde.

In dit opzicht hebben ik en mijn collega's ingezet op een preventieve houding, zodat alle medewerkers zouden voelen dat ze een verbinding met het bedrijf hadden, dat er iemand klaarstond om hen te helpen met de "pijnpunten" van de verandering, waarbij we hebben ingezet op verschillende communicatiekanalen. We beantwoordden vragen via e-mail of WhatsApp, hielden vergaderingen via telefoon, Zoom of Teams en pasten onze interne communicatiemiddelen aan zodat we ons op een meer flexibele manier met iedereen konden verbinden, afgestemd op hun behoeften. We wilden dat iedereen wist dat er iemand klaarstond om te helpen, op te lossen, te bemiddelen of zelfs iemand met wie ze gewoon konden praten.

Het resultaat was de bevordering van een gevoel van interne gemeenschap, want niets creëert dit gevoel zoals het feit dat we in vergelijkbare situaties zitten en iemand hebben met wie we onze twijfels, vreugdes, frustraties en overwinningen kunnen delen. Bij KCS IT is dit gevoel bijvoorbeeld te zien in de hoge deelname aan de initiatieven van onze marketing- en managementteam, zoals onze video's "KCS IT at home" (waarin medewerkers van onze verschillende kantoren hun dagelijks leven thuis delen), onze uitdagingen zoals "laat je mok zien" of de inmiddels klassieke teamfoto tijdens een videobelvergadering.

Sociale afstand bleek uiteindelijk een katalysator te zijn voor deze effectieve toename van communicatie-inspanning, en het doel zal zijn dit in stand te houden voor de toekomst van smart work en initiatieven te blijven creëren die het gevoel van verbondenheid met de "Familie K" laten groeien.